クリニックの業務効率化｜予約から会計まで、減らせる事務作業

WEB予約で受けた内容を予約台帳へ写す。問診の回答をカルテへ打ち直す。診察で話した内容を、記録の文章に組み立てる。クリニックの業務効率化では、こうした入力や受け渡しを減らす方法を、仕事ごとに選べます。

予約システム、WEB問診、音声によるカルテ作成、自動精算。それぞれが省く作業は違います。患者さんが予約してから会計を終えるまでをたどり、受付スタッフと医師の手元で何が変わるのかを整理します。

01受診の流れと、減らせる手作業

たとえば、電話予約を紙の台帳で受け、来院後に問診票を渡し、診察後は窓口で現金を受け取っているクリニック。以下は、その仕事にシステムやAIを取り入れる場合の比較です。特定の医療機関の実績を示すものではありません。

業務ごとの改善例

場面	現在の手作業	改善後の進め方
予約	電話で空き枠を探し、希望を聞いて台帳へ記入する。	公開した枠を患者さんが選ぶ。電話で受けた予約も同じ一覧に登録する。
問診	紙の回答を受け取り、カルテへ入力する。	患者さんの入力内容をカルテで参照できる形にし、医師が診察前に読む。
診療記録	聞いた経過や説明した方針を、医師が文章にする。	診察中の会話から下書きを作り、医師が全文を確認して所見などを補う。
会計	確定した金額を案内し、現金やカードを窓口で受け付ける。	対応するサービスで登録済みカードによる決済を行い、スタッフが決済状況を確認する。

たとえば問診なら、患者さんがスマートフォンで回答できても、受付スタッフがその内容を一から入力し直していれば、転記の仕事は残ります。患者さん側の便利さに加えて、回答を受け取る職員の操作までつなげて考えると、減らせる工程がはっきりします。

02予約の変更と受付の一覧

WEB予約で省けるのは、空き枠を案内し、希望を聞きながら日程を決めるやり取りです。患者さんが選べる予約枠の設定が、そのままスタッフの仕事量に関わります。

診察と検査で枠を分ける場合は、それぞれの所要時間や受け付ける人数に合わせて設定します。予約理由を確認して毎回スタッフが取り直す運用になっているなら、予約画面の選択肢や案内に改善の余地があります。

予約変更を一度で反映する流れ

この流れを組めれば、電話メモを別の担当者へ渡し、予約台帳と当日一覧を順に直す工程をまとめられます。実際に使える変更機能や一覧の共有範囲は、利用する製品で確かめます。

WEBで予約しない患者さんの対応も、同じ一覧で扱えると便利です。電話とWEBのどちらで受けたかにかかわらず、一つの予約を一か所で変更できることが、二重管理を減らす条件になります。

03問診の回答から診察室まで

WEB問診を使う場合は、患者さんの回答が医師の手元に届くまでの流れを見ます。回答済みかを受付で確認し、正しい患者さんの情報として医師が開き、記録に必要な内容を使うところまでです。

回答を診察前に開き、必要な内容をカルテへ引用できる組み合わせなら、紙の受け渡しと転記を減らせます。導入済みの問診システムでも、回答の閲覧まで使っているのか、カルテへ受け渡す機能まで使っているのかで、残る手作業が変わります。

04診察の会話を使ったカルテ作成

診療記録では、患者さんから聞いた話を文章にし、経過と方針を項目ごとに並べる作業に音声AIを使えます。診察中の自然な会話を材料にするため、記録のために話し直す工程も省けます。

たとえば、最初に発症時期を聞き、その後に日常生活の話をし、最後に症状の経過へ戻った診察。会話をそのまま書き写すと情報が離れますが、記録の書式を指定して整形すれば、関連する発言を一つの項目へまとめられます。

医師は、できた下書き全体を確認し、診察で得た所見や評価を補います。会話の内容を思い出して一から文章を作る部分に、すでに整形された下書きを使えます。

GENSHI VoiceのiPhoneアプリは、会話の文字起こし、要約、SOAP形式への整形に対応しています。独自の指示文も登録できるため、普段の記録項目や文章量に合わせて使えます。［1］

05会計の入力と訂正処理

会計では、現金を扱う作業と、金額を入力する作業を分けて考えます。カード決済端末を置けば現金の受け渡しを減らせますが、レセコンで確定した金額を端末へ手入力するなら、その工程は残ります。

後払い決済を検討するなら、患者さんが登録したカードへの請求と、カルテ・レセコンの会計状態をどう対応させるかを見ます。金額の受け渡しと決済状況の確認を、一件の会計として追えるかが確認点です。

この場合、スタッフの仕事は、請求内容を確定し、決済が完了したことを確認する流れになります。カードを窓口で預かる必要があるか、金額を別画面へ打ち直すかまで見ると、現在の会計との差が分かります。

通常の決済と一緒に確かめる操作

• 金額を訂正する場合、請求と決済をどの画面で直すか。
• 決済が完了しなかった場合、誰が気づき、患者さんへどう案内するか。
• 領収書の再発行や返金の際に、元の会計をどこから開くか。

これらは製品ごとに操作が異なります。会計が一度で済む場合に加え、訂正を一件行うところまで確認しておくと、導入後に必要な仕事も具体的に見積もれます。

06共通資料で減らせる繰り返し対応

予約方法や来院時の持ち物など、毎回同じ内容を伝える案内は、既存のひな形を使えます。予約完了時の案内と受付で渡す資料で内容をそろえておけば、スタッフがその都度文面を作る必要がありません。

一方、院内の手順が変わり、新しい説明を資料にまとめるときには、生成AIを使う余地があります。担当者が変更点を説明した会話から、作業順とスタッフから出た質問を取り出し、手順書の下書きにする方法です。画面の位置やボタン名は、実際の操作画面を添えて仕上げます。

完成した資料は共通で使い、変更が生じた部分を更新します。患者さんごとに作る診療記録と、繰り返し使う共通資料では、文章を作り直す頻度に合わせて方法を選べます。

07まとめ

08よくある質問（Q＆A）

Q. 電子カルテを入れ替えずに取り組めますか？

取り組めます。予約の受け付けや会話からの記録作成など、個別に追加できる方法があります。予約情報や会計情報を自動で受け渡す機能を使う場合は、利用中の電子カルテやレセコンが対応する組み合わせを確認します。

Q. 複数の改善候補があるときは、何を先に選びますか？

すでに利用している機能で、転記を一つ省けるものから確認すると着手しやすくなります。問診機能は使っているのに回答を手入力しているなら、まず引用機能や受け渡し方法を調べます。新しくAIを試す際の進め方は、医療機関のAI導入｜業務の選び方と効果の確かめ方で紹介しています。

※ 会話を録音する前に相手へ説明して許可を得て、院内の情報管理ルールに沿って利用してください。AIが作成した文書は担当者が全文を確認します。詳しくは、電子カルテ×AIのセキュリティ｜個人情報をどう守るかをご覧ください。